การเซ็ตโปรแกรม Auto-Attendant (MaxVoice)

[ลุงซุป เชียงใหม่]

การเซ็ตโปรแกรม Auto-Attendant (MaxVoice)

ไฟล์ภาพต้นทาง http://www.gpsteawthai.com/index.php/topic,401.0.html

      การเซ็ตโปรแกรม AA ยี่ห้อ MaxVoice หรือทั่วๆไปรู้จักกันในชื่อ "ระบบตอบรับอัตโนมัติ" ซึ่งตัวนี้เป็นของต่างประเทศ คุณภาพดีกว่าของเมดอินไทยแลนด์ยี่ห้ออะไรไม่รู้ รุ่น DAT-800A/B แบบไม่เห็นฝุ่น ระบบนิ่งกว่า แน่นอนกว่าครับ
      เพราะของยี่ห้อนั้น เซ็ตโปรแกรมได้โดยการใช้หัวเครื่องกดคำสั่งผ่านระบบโทน และคอยฟังเสียงตอบยืนยันว่าเซฟได้หรือไม่ได้ เวลาเช็คข้อมูลก็ไม่สามารถทำได้ เพราะแค่ตัวมันทำงานได้นี่ก็บุญแล้ว ส่วนอันนี้เวิร์คกว่า อิอิ

      อัันนี้เว็บซัพพอร์ทสินค้าของเขานะครับ 
>> บริษัท แม็กวอยซ์ เทคโนโลยี (ประเทศไทย) จำกัด <<

แผนที่บริษัทแม็กวอยซ์ฯ พิกัด GPS (Maxvoice) N13.756341 E100.558215

ดูศรชี้สีเขียว

      ส่วนอันนี้ซอฟท์แวร์โปรแกรมระบบ พร้อมคู่มือภาษาอังกฤษ + เฟิร์มแวร์ภาษา ผมอัพไว้เองนะครับ

>> Program VB-2000 Ver 6.xx <<
>> Program VA-2000 Ver 7.01 <<
>> VA-2000 เฟิร์มแวร์ภาษา อังกฤษ-ไทย-ญี่ปุ่น <<

ระบบตอบรับอัตโนมัติ  MAxvoice รุ่น VA2000
            ด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัย ที่ได้รับการพัฒนาจากทีมงานจากประเทศอิสราเอล เพื่อช่วยเพิ่มพัฒนาศักยภาพด้านการสื่อสารขององค์กรต่างๆ โดย Maxvoice VA2000 ช่วยในการตอบรับสายทุกสายที่โทรเข้ามาตลอด 24 ชม.ต่อวัน 7 วันต่อสัปดาห์ ด้วยการโอนสายที่รวดเร็วถูกต้อง เป็นการลดภาระการทำงานของเจ้าหน้าที่รับสาย ให้สามารถรับงานอื่นได้ รองรับได้ 3 ภาษา คือ ไทย อังกฤษ จีน/ญี่ปุ่น
รองรับสายโทรเข้าพร้อมกัน 2 สาย และขยายได้ถึง 4 สาย ติดตั้งง่าย มีความทนทานต่อการใช้งานสูง เสียงตอบรับชัดเจนด้วยเทคโนโลยีควบคุมคุณภาพเสียง
(AGC : Automatic Gain Control) และยังมาพร้อมระบบฝากข้อความที่สามารถใช้งานได้ถึง 2 กล่องข้อความ (1 กล่องต่อ 1 เบอร์ภายใน)

    คุณสมบัติของระบบ
    1. สามารถสร้างเมนู เพื่อการตอบรับใด้หลายระดับ
    2. สามารถแยกข้อความตอบรับ เวลาทำงาน หลังทำการ และเวลาพักเที่ยง
    3. สามารถตั้งข้อความวันหยุดล่วงหน้าได้ตลอดปี
    4. สนับสนุนเทคโนโลยี การเชื่อมต่อกับตู้สาขาด้วยระบบ IN-Band Signalling
    5. บันทึกวัน เวลา เมื่อมีการฝากข้อความ
    6. สามารถบันทึกเสียงได้ตั้งแต่ 1-9 นาที ต่อข้อความ
    7. สามารถโปรแกรมผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือผ่านทางโทรศัพท์ (DTMF)
    8. โปรแกรมติดตั้งแบบ Interactive พร้อมคำแนะนำในกาใช้งาน
    9. ขนาดเล็ก ประหยัดพื้นที่ติดตั้ง



คำเตือน
ก่อนที่จะทำอะไรกรุณาระวังคอมพิวเตอร์ของท่าน "หน้าจอขึ้น BlueScreen" คือคอมพิวเตอร์ของท่านแฮ๊งค์ทำอะไรไม่ได้

1. จะเป็นช่วงที่ส่งข้อมูลกลับเข้าตู้ทุกกรณี ไม่ว่าจะอัพเฟิร์มแวร์ อัพไฟล์ที่โปรแกรมเสร็จแล้วกลับเข้าระบบ
2. ขณะระบบทำงานตอบรับอยู่ จะรับ/ส่งข้อมูลไม่ได้
3. จากข้อ1.ลองสลับสาย RS232 แบบ USB แล้วหาย น่าจะเป็นการรับ/ส่งข้อมูลอันมีข้อจำกัดของ RS232/USB บางรุ่น แต่ยังไม่ปักใจเชื่อ
4. จากการทดสอบสลับหรือเปลี่ยนสาย RS232 แบบ USB ไปหลายรุ่น ก็ให้ฟันธงว่าเป็นที่สาย RS232/USB บางรุ่นนะครับ




การติดตั้งระบบคร่าวๆ
สำหรับมือใหม่นะครับ เซียนแวะมาแซวแล้ว แล้วก็ขอเชิญผ่านไปครับ....อิอิ




(( 1 ))     ดูหน้าตาโปรแกรมไปก่อน




(( 2 ))     ในหมวดเครื่องมือ Communication ก็จะมีการใช้หลักๆคือ
1. Read Configuration  คือดึงข้อมูลมาทำการแก้ไข
2. Send Configuration  หลังแก้ไขแล้วก็โหลดกลับ (หลังส่งข้อมูลเสร็จ ต้องปิด/เปิด เพื่อรีเซ็ตด้วย)
3. Read Recording      โหลดเสียงมาเก็บไว้ แต่ฟังไม่ได้ (มันน่าจะหาวิธีฟังได้ ถ้าได้แล้วจะมาบอก)
4. Send Recording      โหลดเสียงคืนระบบ
5. Backup                   ทำการสำรองข้อมูลระบบ
6. Restore                  ตามนั้น
7. System Init            อัพเฟิร์มแวร์ เพื่อทำการลงภาษาหรือเปลี่ยนภาษา
8. Password                แก้ไขรหัสผ่าน (รหัสผ่านเดิมคือ 1234) การเปลี่ยนรหัสผ่าน ต้องใส่รหัสเก่าก่อน จึงใส่รหัสใหม่ พร้อมยืนยันอีกครั้ง
9. Comport                เลือก Comport เพื่อทำการโปรแกรม




(( 3 ))     วิธีติดตั้งที่ทำให้เกิดปัญหาน้อยที่สุดในครั้งแรก หรือทุกครั้งที่ทีการแก้ไขระบบคือ โหลดข้อมูลจากระบบขึ้นมาแก้ หรือโหลดขึ้นมาทำการแบ็คอัพไว้ก่อน
     การโหลดข้อมูลขึ้นมาแก้ไขเพื่อติดตั้ง ไปที่ Communication / Read Configuration และรอ......




(( 4 ))     Parameters / PBX Parameters
หลังจากโหลดข้อมูลจากระบบมาพักไว้ที่ PC แล้ว ก็ทำการดูหรือแก้ไขข้อมูล ถ้ามีการโปรแกรมอยู่แล้ว ก็จะเห็นทั้งหมด

- Extension's Size    เป็นการบอกให้ระบบรู้ว่า PBX ใช้เบอร์ภายในกี่หลัก
- Fax Extension    แฟ็กซ์ต่ออยู่กับเบอร์ภายในอะไร
- Operator ID       โอเปอเรเตอร์กดเลขอะไร เช่น กดศูนย์
- Day Operator Extention  ตรงนี้ใส่เบอร์ศูนย์หรือเบอร์กรุ๊ปก็ได้
- Night Operator Extention  ตรงนี้ใส่เบอร์ศูนย์หรือเบอร์กรุ๊ปก็ได้
- PBX's Legal Extensions    ใส่เบอร์ภายในให้ระบบรู้ว่ามีเลขอะไรถึงเลขอะไร ถ้าไม่บอกมันจะไม่โอนสายให้




(( 5 ))     Call Transfer การกำหนดวิธีการโอนสาย ,Bsy ,No-ANS
      กรุณากดที่ Help เพื่อดูคำอธิบายด้วย
- Transfer Code = &X                          (กด Flash หนึ่งครั้ง แล้วกดเบอร์ภายใน)
- Recall from Busy Code = &               (สายไม่ว่าง กด Flash เพื่อดึงสายกลับ)
- Recall from No-Answer Code = &      (ไม่มีผู้รับสาย กด Flash เพื่อดึงสายกลับ)
- Hook Flash1 Time (&)  = 600 msec     (ช่วงระยะเวลาของการกด Flash หนึ่งครั้ง)




(( 6.1 ))     Supervision การกำหนดสัญญาณต่างๆ และรูปแบบการโอนสาย
      Transfer Supervise Type  มีให้เลือก 2 แบบ
1 - Call Progress Tone
2 - DTMF คือไปเอาค่า In-Band ของ PBX มากรอกใส่เลย ง่ายดี
ความหมายของ In-Band คือ เวลาคู่สนทนาวางหู ระบบ PBX มันจะส่งโทนที่เป็นตัวเลขมาให้ตัวแม็กซ์ว้อยส์ บอกให้รู้ว่า "สายไม่ว่าง/ไม่มีผู้รับสาย/ตัดสายทิ้ง"
(In-Band มาจากไหน ให้ไปดูข้อถัดไป 6.2 - 6.4)

Transfer Mode (Operator / Other Extension)
- Non Supervised                               โอนสายทิ้งทุกกรณี
- Semi Supervised                             โอนสายทิ้งเมื่อ No-ANS
- Supervised                                     โอนสายไปแล้ว เมื่อ Busy / No-ANS ดึงสายกับมาโต้ตอบ (เลือกข้อนี้)
- Time to Wait for No-Answer            กำหนดเวลาดึงสายกลับเมื่อไม่มีผู้รับสาย
- Voice Sensitivity                              คือการกำหนดว่า พอยกหูรับสายที่โอนมาให้ เราต้องพูดก่อน มันจึงตัดสายมาให้




(( 6.2 ))     ระบบ In-Band ของ Panasonic TDA/TDE
      เข้าโปรแกรมตู้ TDA/TDE แล้วไปที่ข้อ 3.Group / 8.VM(DTMF) Group / 1.System Settings / และดูที่ในกรอบข้อ D ทั้งสามกรอบ เอาไปวางที่ข้อ (( 6.1 ))




(( 6.3 ))     กำหนดเบอร์ภายในของตู้ TDA/TDE เพื่อส่ง In-Band ให้ Maxvoice
      ตามภาพเป็นการเข้าไปสร้างเบอร์นำกลุ่มก่อน และไปกำหนดเบอร์ภายในอีกที เข้าโปรแกรมตาม A,B,C,D,E
ในส่วน D คือเบอร์นำกลุ่ม และ E คือเข้าไปกำหนดเบอร์ลูก




(( 6.4 ))     กำหนดเบอร์ภายในของตู้ TDA/TDE เพื่อส่ง In-Band ให้ Maxvoice
      ต่อเนื่องจากข้อ (( 6.3 )) เอาเบอร์ลูกมาใส่ในช่อง G (เอาแค่นี้ก็พอมั๊ง เดี๋ยวจะง่อยกินซ๊ะหมด ถ้ายัดให้ทุกอย่าง อิอิ)

ครานี้ก็มาเทสต์กัน ว่าระบบ PBX Panaฯ มันส่งเลข In-Band ให้หรือยัง ให้เครื่องไหนก็ได้เรียกมาที่เบอร์ในกลุ่ม ข้อ 6.4 นี้ และยกหูรับ จากนั้นให้เครื่องที่เรียกมาวางหู เจ้าเครื่องที่อยู่ในกลุ่มนี้จะได้ยินเสียงโทน ตื๊ด-ตืด จำนวน 1-2 ครั้ง แสดงว่าการส่ง In-Band นั้นสมบูรณ์




(( 7 ))     ค่าต่างๆของ Busy Tone Time-On , Time-OFF
ถ้าหัวข้อ 6 เซ็ตค่าได้หมดแล้ว ไม่ต้องมาทำข้อนี้แล้วครับ นอกจากว่ามันไม่ได้จริงๆ
     การให้ระบบอ่าน Learn Tone หรือเลียนแบบสัญญาณอัตโนมัติ
วิธีคือ ยกหูเรียกไปที่เบอร์ MaxVoice  ได้ยินเสียงพูดให้กด *900   Pass1234   *470  +กดเบอร์ภายในที่ยกหูไว้  + # รอให้ระบบอ่านสัญญาณสักครู่  แล้วระบบจะกลับมาบอกค่าที่อ่านได้ครับ




(( 8 ))     การกำหนดระยะเวลา OGM และเลือกภาษาหลัก
Max Recording Time            เป็นการกำหนดเวลาให้ข้อความที่จะบันทึกเป็นข้อความต้อนรับ
     Default System Language        รุ่นที่มี ภาษาจีน                                  รุ่นที่มีภาษาญี่ปุ่น
     1st Language                              ภาษาอังกฤษ                                      ภาษาไทย
     2nd Language                             ภาษาจีน                                           ภาษาอังกฤษ
     3rd Language                              ภาษาไทย (เลือกตัวนี้)                          ภาษาญี่ปุ่น



(( 9 ))     การกำหนดสัญญาณ In-Band ต่างๆ
    อันนี้ผ่านครับ เอามาให้ดูเฉยๆ มีอะไรคืบหน้าจะมาเติมให้ สำหรับตรงนี้
จริงแล้วข้อนี้ ถ้าเปิดใช้ระบบฝากข้อความ ก็ต้องมาใส่รหัส In-band เหมือนข้อ 6 อีกเช่นกัน




(( 10 ))     เป็นการสร้างสคริปในการบันทึกเสียงและกำหนดการกดเลขต่างๆ
     เป็นการสร้างสคริปในการบันทึกเสียงและกำหนดการกดเลขต่างๆ

ตัวอย่างคือ
สคริปหมายเลข 00 สร้างเป็นสคริปประโยคต้อนรับเวลาโทรเข้า
ความหมายของคำสั่งต่างๆที่ป้อนลงตัวเลข 0-9 และ EOM (End of Message) ที่เราต้องใช้บ่อยๆ

- Transfer to a Scrip + 1st Language     กดเลขนี้ จะไปเมนูภาษาอังกฤษ  (ใส่เลขกล่องสคริปตามหลังด้วย)
- Transfer to a Scrip + 2nd Language    กดเลขนี้ จะไปเมนูภาษาจีน        (ใส่เลขกล่องสคริปตามหลังด้วย)
- Transfer to a Scrip + 3rd Language     กดเลขนี้ จะไปเมนูภาษาไทย     (ใส่เลขกล่องสคริปตามหลังด้วย)
- Transfer to an Extension                     กดเลขนี้ จะให้วิ่งไปเบอร์นำกลุ่มอะไร
- Transfer to a Mailbox                           กดเลขนี้ จะวิ่งไปหากล่องฝากข้อความ
- Direct Call to an Extension                 บอกให้ระบบรู้ว่าเป็นเบอร์ภายในที่มีอยู่จริง
- No entry                                             ตัวเลขที่ไม่มีการใช้งาน     
- Disconnect                                         กดเลขนี้ ระบบจะตัดสายทิ้ง
- Leave a Message                                กดเลขนี้ จะฝากข้อความทันที
- Disconnect + Message                       กดเลขนี้ จะมีข้อความบอกว่าจะตัดสายทิ้ง (ช่อง EOM แนะนำใส่ข้อนี้)
- Return To the Main Menu                   กดเลขนี้ จะย้อนกลับไปเมนูก่อนหน้านี้
- Dial a String                                       กดเลขนี้ ระบบจะทำการต่อสายไปภายนอกให้ (Trunk To Trunk) ไม่ใช้งาน

หรือจะเซ็ตตามภาพเลยก็ได้ ซึ่งก็หมายความว่า
- เบอร์ภายในขึ้นต้นด้วยเลข 1,2
- กด 9 ไปภาษาอังกฤษ                 (จะวิ่งไปสคริปที่ 02 และตามไปเซ็ตที่สคริปนั้นด้วย)
- ไม่กดเลขอะไร ระบบจะแจ้งว่าจะตัดสายทิ้ง             (EOM)




(( 11 ))     เป็นการทำ Trunk To Trunk
ใช้คู่กับข้อ (( 10 )) ซึ่งในที่นี้ไม่มีการใช้งาน




(( 12 ))     กำหนดกล่องสคริปประโยคตอบรับ ในแต่ละโหมดเวลา
     เป็นการเอากล่องสคริปที่เราทำการดีไซน์เงื่อนไขไว้ที่ข้อ (( 10 )) มาใส่ไว้ในโหมดเวลาที่เราต้องการให้ทำงาน และที่หัวข้อ Number of Rings before Answer คือการกำหนดดีเลย์กระดิ่ง หรือหน่วงเวลาการรับสายแต่ละวงจร

วิธีบันทึกเสียงสคริปประโยคต้อนรับต่างๆ

1. ยกหูและเรียกไปที่เบอร์ Maxvoice   กด *900   Pass1234
2. กด *100   ตามด้วยสคริปเมนู   พูดจบกด #
3. การฟังข้อความ กด *101  ตามด้วยสคริปที่ต้องการ
4. ออกจากโปรแกรม กด *900 อีกครั้ง ..... จบข่าว




(( 13 ))     เป็นการบันทึกเสียงสคริปโดยใช้ PC
     เป็นการใช้คอมป์โหลดเสียงสคริปลงเครื่อง Maxvoice




(( 14 ))     เป็นการใส่ชื่อเอาไว้ช่วยจำ ว่าสคริปไหนไว้ทำอะไร
    ตามนั้น




(( 15 ))     กำหนดให้ระบบทำงานแบบไหน Day/Night/Auto
     อันนี้ไม่ต้องอธิบายก็ได้มั้ง ถ้าใครสงสัยตรงไหน ถามนะครับ อายครูบ่รู้วิชา นะจะบอกให้
เพราะผมก็เพิ่งจะเล่นวันแรกก็ที่เขียนบทความนี่แหละ คือเพิ่งไปนั่งเทรนกับเจ้าของสินค้ามาสดๆร้อนๆ ยังไม่มีการใช้งานจริง หลังจากนี้ไม่เกินสัปดาห์ ผมจะกลับมาดูข้อเขียนที่ผมเขียนไว้ ว่าต้องแก้ตรงไหนบ้าง เพราะผมจะเล่นของจริงครับ

ขอบคุณที่ตามอ่านที่ผมเขียนมั่วๆจนจบ....5555
จริงๆแล้วในหัวข้อ Wizard มันมีวิธีทำแบบง่ายๆให้ด้วยนะครับ ถ้าใครมีตัวนี้ลองไปเปิดดู
และมันมีเมนูมอนิเตอร์ระบบด้วย ก็ลองไปเล่นดูครับ มันไม่ค่อยมีสาระ เดี๋ยวช่างจะเป็นง่อยตายซ๊ะก่อน ถ้ามัวแต่จะยัดให้ทั้งหมด  เลยขี้เกียจเขียน

จบข่าว...



มีอะไรสงสัยอยากถาม โพสถามได้เลย หรือ...
ฝากข้อความส่วนตัวถึงคุณ naisonc   Support ของบริษัทแม็กวอยซ์ฯโดยตรง
ฝากข้อความส่วนตัวถึงคุณ ท่านท้าวฯ  ผู้เขียนบทความนี้